Разделение внешних и внутренних совместителей в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» («1С:ЗКГУ») необходимо для точного соблюдения норм трудового законодательства, корректного расчета налогов и автоматического формирования регламентированной отчетности.
Согласно Федеральному закону от 01.04.1996 № 27-ФЗ работодатель обязан представить в Социальный фонд России сведения о трудовой деятельности работника в случае его приема на работу, увольнения или перевода на другую постоянную работу по форме ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. При этом сведения представляются, в том числе в отношении совместителей (п. 4 Порядка № 1462).
Согласно Приказу Росстата от 17.11.2025 №638 «Об утверждении Указаний по заполнению формы федерального статистического наблюдения N П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников», внешние совместители учитываются в среднесписочной численности сотрудников пропорционально отработанному времени, исходя из продолжительности рабочего времени, установленной трудовым договором, штатным расписанием. Внутренние совместители учитывается в списочной и среднесписочной численности один раз по месту основной работы.
Ошибка в определении вида занятости в системе «1С» ведет к серьезным искажениям в регламентированных отчетах (ЕФС-1, П-4) и нарушает кадровый учет учреждения.
Программа «1С:ЗКГУ» использует сквозные алгоритмы связывания данных, где одно физическое лицо учреждения может иметь несколько кадровых карточек сотрудников. Ведение кадрового учета требует четкого разделения типов занятости. Если кадровый учет в системе ведется некорректно, автоматический расчет заработной платы, начисление страховых взносов и отслеживание остатков отпусков по каждой из занимаемых должностей станут невозможными.
Каждая штатная единица, которую занимает совместитель, жестко привязана к штатному расписанию государственного учреждения. Разделение типов занятости в базе данных «1С» позволяет кадровой службе и бухгалтерии государственного учреждения решать следующие задачи:
-
Формировать индивидуальный кадровый документ «Прием на работу» для каждого случая трудоустройства, а также печатать трудовой договор;
-
Корректно передавать сведения по больничному листу;
-
Раздельно настраивать способы отражения в бухучете и начислять фонд оплаты труда по разным источникам финансирования (КФО) и статья расходов (КПС, КЭК), что критически важно при последующей выгрузке данных в программу «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» (1С:БГУ).
Для получения подробных методических материалов и пошаговых инструкций по автоматизации вы можете посетить наш сайт, на котором представлены экспертные решения компании для учетных систем «1С».
Кто считается внешним и внутренним совместителем по трудовому законодательству
Внешним совместителем считается сотрудник, который в свободное от основной работы время регулярно выполняет другую оплачиваемую работу по отдельному трудовому договору у стороннего работодателя. Внутренним совместителем считается работник, который выполняет дополнительную оплачиваемую работу в свободное от основной смены время в той же самой организации (у того же работодателя). Данные нормы закреплены в статье 60.1 и статье 282 Трудового кодекса РФ.
Что такое внутреннее совместительство
Внутреннее совместительство — это выполнение сотрудником другой регулярной оплачиваемой работы у того же самого работодателя (в той же организации или государственном учреждении) в свободное от основной смены время по отдельному трудовому договору.
Что такое внешнее совместительство
Внешнее совместительство — это выполнение сотрудником регулярной оплачиваемой работы у другого работодателя (в сторонней организации) в свободное от основного места работы время. Трудовая книжка при этом остается по основному месту работы.
| Критерий | Внутренний совместитель | Внешний совместитель |
|---|---|---|
| Где работает сотрудник | В той же организации, где оформлено основное место работы | У другого работодателя, отдельно от основного места работы |
| Как оформляется в 1С:ЗКГУ | Создается отдельная карточка сотрудника, связанная с уже существующим физическим лицом | Создается отдельная карточка сотрудника и отдельный кадровый прием |
| Трудовой договор | Заключается отдельный договор на работу по совместительству | Заключается отдельный договор с новым работодателем |
| Учет рабочего времени | Ведется отдельно по должности совместителя, но в рамках той же организации | Ведется отдельно только по месту работы у данного работодателя |
| Отпуск | Обычно предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы | Согласуется с учетом отпуска по основному месту работы сотрудника |
| Расчет НДФЛ и взносов | Доходы учитываются по физическому лицу внутри одной базы работодателя | Учитываются только доходы, начисленные у текущего работодателя |
| Риск ошибки в учете | Важно не оформить совместительство как совмещение должностей | Важно корректно указать вид занятости и график неполного времени |
Основные нормативные параметры, регулирующие учет работы совместителей, включают следующие правила:
-
Ограничение рабочего времени. Согласно статье 284 ТК РФ, рабочий день совместителя не может превышать 4 часа в день. В течение месяца (или другого учетного периода) норма рабочего времени по совместительству не должна превышать половину нормы для аналогичной категории работников. Соответственно, в кадровых документах оформляется прием на работу на 0.5 ставки или менее.
-
Документальное оформление. Заключение отдельного трудового договора обязательно в обоих случаях. Для внешнего совместителя требуется предоставить паспорт, диплом о квалификации и справку о характере условий труда на основном месте. При внутреннем совместительстве все персональные данные физического лица уже содержатся в справочнике системы работодателя.
-
Запреты на совместительство. Руководители организаций (без разрешения собственника), несовершеннолетние граждане, а также лица, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда (если основная работа связана с такими же условиями), не могут работать по совместительству, что прямо контролируется статьей 282 ТК РФ и статьей 276 ТК РФ.
Не следует путать совместительство и совмещение должностей, которое регулируется статьей 60.2 ТК РФ. Ошибки в учете совместителей чаще всего начинаются с путаницы этих понятий.
При совмещении новый трудовой договор не заключается, отдельный кадровый документ приема не создается, а сотруднику в рамках его основного рабочего времени поручается дополнительная работа за доплату. В программе 1С:ЗКГУ для этого используется документ «Совмещение должностей», который позволяет назначить доплату к основному заработку без создания нового элемента в справочнике сотрудников. Размер доплаты зависит от настроек начисления. Если внутреннего совместителя ошибочно оформить через документ «Совмещение должностей», программа будет учитывать такую работу как доплату к основной должности, а не как отдельное место работы по внутреннему совместительству. В результате не сформируется отдельная кадровая позиция, не будут накапливаться дни отпуска по совместительству, невозможно будет отразить запись в трудовую книжку, а значит и подать сведения о приеме/увольнении по форме ЕФС-1.
Настройка приема на работу совместителя в «1С:ЗКГУ»
Настройка приема на работу совместителя в программе 1С:ЗКГУ выполняется через последовательную активацию функций кадрового учета, создание графика неполного рабочего времени и регистрацию нового трудового договора. Перед оформлением приказа о приеме сотрудника пользователю необходимо проверить глобальные настройки системы в разделе «Настройка» - «Кадровый учет».
Для автоматизации кадровых процедур в данном окне обязательно должен быть установлен флажок «Используется работа по неполной ставке», что позволяет оформлять сотрудников на неполную ставку, в том числе как внутренних или внешних совместителей.
График работы неполного рабочего времени для нового сотрудника создается в справочнике «Графики работы сотрудников». Для корректного учета неполного рабочего времени важно правильно настроить график работы сотрудника установить флажок «Неполное рабочее время» и указать вид неполного рабочего времени: неполный рабочий день или неполный рабочая неделя. В зависимости от выбранного в учреждении способа расчета оплаты по окладу установить флажок «Считать норму по другому графику» и указать график полного рабочего времени или же не устанавливать.
Кадровый документ «Прием на работу» оформляется раздельно для каждого случая трудоустройства по совместительству. В форме документа кадровик обязан создать новый элемент в справочнике «Сотрудники», при этом для внутреннего совместителя выбирается уже существующий элемент справочника «Физические лица», чтобы избежать дублирования персональных данных.
В кадровом документе требуется заполнить обязательные реквизиты: указать организацию, подразделение, позицию штатного расписания и количество занимаемых ставок (например, 1/2). На вкладке «Оплата труда» система автоматически назначает плановое начисление «Оплата по окладу» или «Оплата по окладу (по часам)», указанное для позиции штатного расписания.
Здесь же, в форме приема, задается бухгалтерский учет и способ отражения затрат для конкретного трудового договора: можно выбрать индивидуальные коды КПС, КФО и КЭК для последующей автоматической синхронизации кадровых документов с системой «1С:БГУ».
Особенности расчета зарплаты и начислений для совместителей
Расчет заработной платы совместителей в программе 1С:ЗКГУ производится строго пропорционально фактически отработанному времени на основании графика работы сотрудника и настроек формулы оплаты по окладу.
В зависимости от настроек графика и выбранного способа расчета формула оплаты по окладу может принимать следующий вид:
• Оклад * ДоляНеполногоРабочегоВремени * ВремяВДнях / НормаДней. Если флажок «Считать норму по другому графику» установлен, то показатель ДоляНеполногоРабочегоВремени определяется как отношение длительности рабочей недели графика неполного времени к длительности рабочей недели графика полного рабочего времени. Расчет оплаты не зависит от указанного количества ставок в кадровом документе.
Если при такой формуле флажок «Считать норму по другому графику» не установлен, то показатель ДоляНеполногоРабочегоВремени берется из указанного количества ставок в кадровом документе, а НормаДней определяется по графику неполного рабочего времени, назначенного сотруднику.
• Оклад * ВремяВДнях / НормаДнейПоГрафикуПолногоРабочегоВремени. В этой формуле не используется показатель ДоляНеполногоРабочегоВремени, а показатель НормаДнейПоГрафикуПолногоРабочегоВремени определяется по графику сотрудника, который установлен в нем в качестве графика для расчета нормы.
Для оплаты по часам используется формула:
• Оклад * ВремяВЧасах / НормаЧасов, где показатель НормаЧасов зависит от флажка «Считать норму по другому графику». На расчет оплаты не влияет указанное в кадровом документе количество ставок.
Программа «1С:ЗКГУ» расчет НДФЛ внутренних совместителей производит с совокупного дохода физического лица, то есть учитывается доход всех сотрудников такого физического лица. Стандартные вычеты применяются также по физическому лицу. Внешнему совместителю налог рассчитывается только с доходов, выплаченных учреждением, в котором он работает, с учётом заявленных вычетов (стандартные налоговые вычеты предоставляются налогоплательщику одним из налоговых агентов по выбору налогоплательщика на основании его письменного заявления и документов, подтверждающих право на такие налоговые вычеты).
При расчете страховых взносов база для их исчисления, которая регулируется Статьей 421 Налогового кодекса РФ, определяется в целом по физическому лицу. На 2026 год этот лимит составляет 2 979 000 рублей. Как только совокупный доход физического лица превышает указанную сумму, программа автоматически снижает основной тариф страховых взносов с 30% до 15.1% к суммам по обоим действующим договорам сотрудника. Для внешнего совместителя предельная база взносов всегда отслеживаются изолированно, без учета доходов от других работодателей.
Учет рабочего времени, отпусков и больничных
Учет рабочего времени совместителей в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» («1С:ЗКГУ») ведется на основании индивидуальных табелей и графиков неполного рабочего времени, которые фиксируют фактические часы явки сотрудника.
Согласно требованиям Статьи 286 Трудового кодекса РФ, внутреннему совместителю ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться одновременно с отпуском по его основной должности. В интерфейсе системы «1С:ЗКГУ» эта кадровая процедура реализуется путем одновременного оформления двух кадровых документов «Отпуск» с абсолютно одинаковыми датами начала и окончания периода отдыха. Однако, если продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска на работе по совместительству меньше, чем длительность отпуска по основному месту работы, то по просьбе сотрудника ему предоставляется отпуск без сохранения заработной платы на соответствующий период. Такая операция в программе оформляется документом «Отпуск без сохранения оплаты». Средний заработок для оплаты отпускных дней рассчитывается программой раздельно по каждому из действующих трудовых договоров физического лица.
Для внешнего совместителя кадровые службы государственного учреждения также синхронизируют даты отпуска с его основным местом работы на основании официального заявления.
Порядок регистрации электронных больничных листов (ЭЛН) и начисления государственных пособий по временной нетрудоспособности зависит от статуса совместительства и истории работы сотрудника за два предшествующих года. Информационный обмен с Социальным фондом России (СФР) в 2026 году строится по следующим правилам:
-
Для внутреннего совместителя: Пособие по болезни исчисляется исходя из совокупного заработка по всем трудовым договорам у данного работодателя. В программе 1С:ЗКГУ документ «Больничный лист» вводится по физическому лицу, после чего система автоматически суммирует все облагаемые доходы для расчета средней заработной платы.
-
Для внешнего совместителя: Сотрудник имеет право получить отдельное пособие по каждому текущему месту работы, если в двух предшествующих расчетных годах он был застрахован у тех же самых работодателей. Если в двух предшествующих календарных годах он был занят у других работодателей (другого работодателя) — по одному из последних мест работы по выбору работника; если в двух предшествующих календарных годах работник был занят как у этих, так и у других работодателей (другого работодателя), то он вправе самостоятельно выбрать как ему получить пособие: по всем местам работы или по одному из последних мест работы Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ.
Типичные ошибки при ведении учета совместителей в «1С:ЗКГУ»
Типичные ошибки при ведении учета совместителей в «1С:ЗКГУ» связаны с некорректным выбором вида занятости, дублированием физических лиц в информационной базе и неправильной настройкой графиков работы.
Самой частой методологической ошибкой является путаница между регулярным совместительством и совмещением должностей. Если внутреннего совместителя кадровик ошибочно проводит через документ совмещение должностей вместо полноценного приема на работу, система не сможет сформировать отдельный табель рабочего времени, сведения о трудовой деятельности, корректно учесть отработанное время и оплатить его.
Для предотвращения сбоев в расчетах и минимизации рисков при проверках со стороны контролирующих органов пользователям программы «1С» рекомендуется регулярно проверять кадровые документы по следующему чек-листу:
-
Проверка дубликатов физических лиц: При приеме на работу внешнего или внутреннего совместителя кадровые документы должны ссылаться на один и тот же элемент справочника «Физические лица». Создание нового физического лица для новой должности сотрудника внутри одной организации приведёт к невозможности определения налоговой базы, неверному расчету НДФЛ и страховых взносов.
-
Контроль привязки к штатному расписанию: Каждая позиция совместителя в кадровом документе должна соответствовать свободной доле штатной единицы (например, 0.25 или 0.5 ставки). Назначение полной ставки для совместителя является прямым нарушением Статьи 284 ТК РФ.
-
Верификация формулы оклада: Формула оклада должна учитывать настройки графика работы и то, как в учреждении определяется доля неполного времени. Ошибка в формуле начисления приведет к завышению или занижению плановой заработной платы.
Если вам требуется экспертная помощь в оперативной настройке кадрового учета, доработке уникальных формул расчета заработной платы или исправлении накопленных ошибок в программе «1С:ЗКГУ», вы можете связаться со специалистами нашей компании для получения профессионального консалтинга.