Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с её Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Законодательством штатное расписание рекомендовано составлять по унифицированной форме Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты». Однако в письме Федеральной службы по труду и занятости от 23 января 2013 г. № ПГ/409-6-1 говорится, что негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учётных документов, разработанными ими самостоятельно.
Поддерживается ведение учёта как без использования штатного расписания, так и с его применением.
Подключить возможность ведения штатного расписания можно в разделе «Настройка» «Кадровый учёт» ссылка «Настройка штатного расписания», установив флаг «Ведётся штатное расписание» (рис.1). Если в программе ведётся учёт нескольких организаций, то данная настройка действительна для каждой.
Рис.1
Поддерживается два варианта ведения штатного расписания: с историей изменения и без истории изменения. В зависимости от выбранного способа существуют отличия при ведении штатного расписания. Но в обоих случаях штатная единица описывается в программе через штатную позицию.
Рассмотрим на примере каждый из способов.
1. Ведение штатного расписания без истории изменения.
В настройках штатного расписания (рис.1) оставим отключённым флаг «Ведётся история изменений штатного расписания» (рис.2).
Рис.2
Штатное расписание описывается через штатные позиции. В свою очередь штатная позиция состоит из конкретной должности в конкретном подразделении организации и определенных условий труда (график работы, количество ставок, начисления, положенные отпуска и т.д.).
Поэтому предварительно создаём подразделение в справочнике «Подразделения» и должность в справочнике «Должности» (раздел «Кадры») (рис.3).
Рис.3
Для создания подразделения переходим в справочник «Подразделения» и нажимаем кнопку «Создать» (рис.4).
Рис.4
В открывшейся форме заполняем поле «Наименование». По ссылке «Склонения» (рис.5) можно просмотреть, как программа предлагает просклонять наименование, в случае необходимости – отредактировать. Используется для формирования текста печатных форм в других падежах.
Рис.5
Организация указывается в том случае, если учёт в программе ведётся для нескольких организаций. Соответственно, если у всех организаций, по которым ведётся учёт, присутствует подразделение с одинаковым наименованием, то для каждой организации следует создать такое подразделение.
Вышестоящее подразделение указывается, если новое подразделение является в иерархии подчинённым, иначе ничего не указываем. Как в общем списке отражается подразделение с указанным вышестоящим подразделением представлено на рисунке 6.
Рис.6
Можно указать график работы сотрудников, которые числятся в этом подразделении. Этот график будет использоваться для подстановки в кадровые документы по умолчанию, при необходимости его можно изменить.
При ведении штатного расписания без истории изменения непосредственно в карточке подразделения следует указать, когда подразделение сформировано, отметив флагом «Подразделение сформировано» и проставив соответствующую дату. Здесь же мы указываем, что подразделение расформировано и не используется после определённой даты (рис.7).
Рис.7
Если мы не укажем, что подразделение сформировано, то в общем списке подразделений оно не отобразится. Для того чтобы увидеть такое подразделение, следует проставить флаг «Показать новые». Подразделение в списке будет выделено жирным шрифтом (рис.8).
Рис.8
Когда мы указываем, что подразделение расформировано, оно также перестаёт отображаться в общем списке. Чтобы его увидеть, следует проставить флаг «Показывать расформированные». Такое подразделение будет зачеркнуто (рис.9).
Рис.9
Далее создаём должность в справочнике «Должности». Заполняем поля «Наименование» и «Краткое наименование». Краткое наименование используется при формировании некоторых печатных форм, например, «Расчётно-платёжная ведомость (Т-49)» и «Расчетная ведомость (Т-51)». Как и для подразделения, для должностей есть склонения по ссылке «Склонения», признаки «Должность введена в штатное расписание» и «Должность исключена из штатного расписания и не используется после» (рис.10). В общем списке должностей они отображаются аналогично справочнику «Подразделения».
Рис.10
Справочник «Должности» един для всех организаций, по которым ведётся учёт в программе, поэтому создавать отдельные должности для каждой организации нет необходимости, в отличие от подразделений.
Следующим этапом создаём позицию штатного в справочнике «Штатное расписание» раздела «Кадры» (рис.11)
Рис.11
По кнопке «Создать» открывается окно заполнения позиции штатного расписания (рис.12).
Рис.12
В нём мы указываем подразделение из справочника «Подразделения» и должность из справочника «Должности». «Наименование» и «Полное наименование» формируются автоматически из наименований должности и подразделения. Для наименования, как и для подразделения с должностью, есть ссылка «Склонения».
Флаг «Позиция утверждена» устанавливается автоматически. Здесь следует указать дату ввода позиции в штатное расписание (рис.13)
Рис.13
Указываем количество штатных единиц, которые планируются по штатному расписанию. В программе есть возможность указать нецелое количество штатных единиц, если в настройках программы в разделе «Настройки» - «Кадровый учёт» установлен флаг «Используется работа по неполной ставке» (рис.14).
Рис.14
Для позиции можно указать график работы, который будет проставляться в кадровые документы при выборе данной позиции штатного расписания (график работы в кадровых документах можно отредактировать). По умолчанию график работы подставляется из подразделения, если он там был указан.
На закладке «Оплата труда» по кнопке «Добавить» указываем начисления из справочника «Начисления», положенные по данной позиции (рис.15). Эти начисления будут автоматически подобраны в кадровые документы при выборе позиции штатного расписания.
Рис.15
На закладке «Дополнительно» автоматически проставляется информация о праве на ежегодный основной отпуск с количеством дней – 28. Эту информацию можно отредактировать, и она будет автоматически заполняться в кадровых документах (рис.16).
В поле «Условия приема на работу, характер работы» можно указать текст, который используется как дополнение к условиям приема в документе «Приём на работу» для печатной формы приказа о приёме.
Рис.16
Заканчиваем создание позиции штатного расписания, нажав кнопку «Записать и закрыть».
Если для позиции штатного расписания не установить флаг «Позиция утверждена» то в общем списке справочника «Штатное расписание» такая позиция отображаться не будет. Чтобы её увидеть, необходимо возвести флаг «Показывать неутверждённые позиции». Такая позиция будет выделена жирным шрифтом (рис.17).
Рис.17
При заполнении таких документов, как «Приём на работу» и «Кадровый перевод» мы выбираем именно позицию штатного расписания в поле «Должность» (рис.18)
Рис.18
Предварительно можно выбрать подразделение, в таком случае в списке для выбора будут отражаться только те позиции, которые находятся именно в этом подразделении. Если подразделение не выбрать, то при выборе позиции штатного расписания, оно заполнится автоматически.
После выбора позиции штатного расписания вся информация, заполненная в нём, перенесётся в кадровый документ (рис.19-рис.20).
Рис.19
Рис.20
В случае необходимости эту информацию можно отредактировать под конкретного сотрудника.
Все изменения позиции штатного расписания производятся непосредственно в ней. Например, нам нужно уменьшить количество ставок. Для этого в справочнике «Штатное расписание» мы открываем двойным щелчком нужную нам позицию, меняем количество ставок и нажимаем «Записать и закрыть» (рис.21). Таким образом, изменения вступят в силу.
Рис.21
Чтобы вывести позицию из штатного расписания, открываем её в справочнике «Штатное расписание», проставляем флаг «Закрыта и больше не используется» и указываем дату закрытия (рис.22).
Рис.22
После закрытия позиция перестает отражаться в списке штатного расписания. Для отображения закрытых позиций следует установить флаг «Показывать закрытые позиции». Такие позиции будут зачёркнуты в списке (рис.23).
Рис.23
При ведении штатного расписания без истории изменений ни в одном аналитическом отчёте мы не увидим первоначальной информации по позициям штатного расписания (например, количество ставок), а только информацию, действующую на сегодняшний день (за исключением ввода и вывода штатных позиций – такую информацию мы в аналитических отчётах увидим).
2. Ведение штатного расписания с историей изменения.
Ведение истории изменения штатного расписания доступно, если в настройках штатного расписания (раздел «Настройки» «Кадровый учёт») установлен флаг «Ведётся история изменения штатного расписания» (рис.24)
Рис.24
При таком способе ведения штатного расписания мы также используем штатную позицию. Главным отличием этого способа является то, что все изменения по штатному расписанию (ввод позиции, изменения позиции, закрытие позиции) осуществляются через специализированные документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания". Эти документы находятся в разделе «Кадры» (рис.25).
Рис.25
Также ссылки на эти документы находятся в справочнике «Штатное расписание» (рис.26)
Рис.26
Немного меняется и принцип заполнения информации для подразделений и должностей – нет необходимости отмечать, когда они сформированы и расформированы, информация автоматически переносится из документов.
Документ «Утверждение штатного расписания» предназначен для первоначального ввода всех позиций в штатное расписание, а также для внесения в него существенных изменений. Документ можно создать только с первого числа месяца.
Когда штатное расписание в программе вводится впервые, а сотрудники ещё не принимались, то документ «Утверждение штатного расписания» заполняется полностью вручную. Для создания документа в справочнике «Штатное расписание» нажмём на ссылку «Утвердить штатное расписание». В документе выбираем организацию, для которой вводится штатное расписание, и месяц, с первого числа которого вступает в силу штатное расписание.
По кнопке «Добавить позицию» откроется форма заполнения позиции штатного расписания (рис.27). Здесь описывается позиция штатного расписания аналогично как при ведении штатного расписания без истории изменений. После заполнения данных о позиции штатного расписания нажимаем кнопку «Ок», а для сохранения документа – «Провести и закрыть».
Рис.27
После проведения документа в справочнике «Подразделения» для подразделения автоматически проставляется флаг «Подразделение сформировано» и дата, с которой оно было включено в штатное расписание (рис.28).
Рис.28
Аналогично отразится информация в справочнике «Должности». При этом если одна и та же должность участвует в описании нескольких позиций, то дата утверждения должности будет указана самая первая.
Если было принято решение в программе вести штатное расписание с историей изменения уже после начала ведения учёта, то в справочнике «Штатное расписание» будут созданы штатные позиции в соответствии с данными из документов «Приём на работу». Для того чтобы эти данные отредактировать в справочнике «Штатное расписание» надо открыть документ «Утверждение штатного расписания» по ссылке «Открыть документ, утвердивший штатное расписание». При этом документ «Утверждение штатного расписания» заполняется первоначальными данными, зарегистрированными при приеме на работу.
Если сотрудники в программе были оформлены до начала ведения штатного расписания в ней, либо в разрез с утвержденным в программе штатным расписанием, то в таких случаях позиции в документе можно заполнить автоматически по уже введённым в программу кадровым данным с помощью команды «Дополнить по текущей кадровой расстановке» в меню «Ещё» (рис.29).
Рис.29
Для изменения позиции в документе «Утверждение штатного расписания» следует открыть позицию двойным щелчком мыши и в открывшейся форме отредактировать информацию.
Чтобы закрыть позицию в этом документе можно воспользоваться кнопкой «Del» на клавиатуре или по команде «Ещё» «Закрыть выбранные позиции» (рис.30).
Рис.30
В документе применяется цветовое выделение для позиций:
· зелёный – новая позиция;
· синий – позиция изменена (например, изменилось количество ставок, начисления);
· красный – позиция закрыта.
Если для позиции ничего не поменялось, она остаётся обычным черным шрифтом. Также для удобства в поле «Комментарий» написано, что изменилось по позиции (рис.31).
Рис.31
По кнопке «Печать» документа можно вывести на печать форму «Штатное расписание (Т-3)» и «Приказ об утверждении» (рис.32).
Рис.32
Для небольших изменений штатного расписания предназначен документ «Изменение штатного расписания», который можно ввести с любой даты. Чтобы его создать, в справочнике «Штатное расписание» воспользуемся ссылкой «Изменить штатное расписание». По кнопке «Изменить позицию» в открывшемся списке выбираем двойным щелчком нужную позицию и закрываем список (рис.33).
Рис.33
Позиция подберётся в документ, где её следует открыть и отредактировать.
По кнопке «Добавить позицию» создаётся новая позиция штатного расписания аналогично документу «Утверждение штатного расписания».
Для вывода позиции из штатного расписания следует воспользоваться кнопкой «Закрыть позицию» и в открывшемся списке выбрать нужную. После закрытия списка, позиция автоматически пометиться закрытой, никаких дополнительных действий не нужно (рис.34).
Рис.34
Кнопкой «Провести и закрыть» сохраняем внесённые изменения.
После того, как в штатном расписании больше не будут использоваться какие-либо подразделения и должности, то в их карточке установится соответствующий признак.
По кнопке «Приказ о внесении изменений» выводится печатная форма приказа (рис.35).
Рис.35
3. Работа со справочником «Штатное расписание».
Открывая позицию штатного расписания в справочнике «Штатное расписание», мы видим, каким документом она введена (изменена) и каким закрыта, по ссылкам можем эти документы открыть (рис.36).
Рис.36
По кнопке «Вид списка» (рис.37) настраиваем, в каком виде будет отображаться штатное расписание: одноуровневый (рис.38) или иерархический (рис.39).
Рис.37
Рис.38
Рис.39
По команде «Ещё» - «Изменить форму» можно вывести количество занятых и свободных ставок для позиции штатного расписания (рис.40).
Рис.40
В открывшемся окне раскрываем группу «Количество ставок» в группе «Список» и отмечаем флажками «Занято» и «Свободно», нажимаем кнопку «Применить» и «Ок» (рис.41).
Рис.41
После сохранения изменений в списке штатного расписания появляются колонки «Занято» и «Свободно» (рис.42).
Рис.42
По кнопке «Печать» можно вывести печатные формы «Штатное расписание (Т-3)» и «Штатное расписание на подпись», а также аналитические отчёты «Соблюдение штатного расписания», «Анализ штатного расписания», «Начисления позиций штатного расписания», «Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию» (рис.43).
Рис.43
Эти же отчёты можно вывести из раздела «Кадры» - «Кадровые отчёты» - блок «Штатное расписание» (рис.44).
Рис.44
В справочниках «Подразделение» и «Должности» мы можем отсортировать элементы по необходимой иерархии с помощью кнопок, указанных на рисунке 45.
Рис.45
После этого в печатных формах и в документах «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания» по кнопке «Упорядочить» (рис.46) они будут отражены в заданной иерархии.
Рис.46
4. Дополнительные настройки штатного расписания.
В настройках штатного расписания есть ещё настройки, на которые стоит обратить внимание (рис.47).
Рис.47
Если флаг «Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию» установлен, то при записи кадровых документов будет выполняться проверка на соответствие штатному расписанию (наличие в штатном расписании свободных штатных единиц, соответствие размера тарифной ставки, назначаемой сотруднику, размеру начисления, указанному для позиции штатного расписания) и всплывать информационное окно в случае несоответствия (рис.48).
Рис.48
Если установлен флаг «Используется «вилка» окладов и надбавок», то при описании начислений позиции штатного расписания появляется возможность указать минимальное и максимальное значения окладов и надбавок (рис.49).
Рис.49
Информация отражается и в унифицированной форме Т-3 (рис.50), и в аналитических отчётах по штатному расписанию.
Рис.50
Если установить флажок «В позиции штатного расписания используются разряды и категории» то при описании позиции штатного расписания появится возможность указать не только должность, но и разряд профессии или категорию должности. Например, для описания позиций «Слесарь 3 разряда», «Слесарь 2 разряда», а только одну – «Слесарь» и уточнить разряды при описании позиций (рис.51). Наименование и полное наименование сформируются с учётом указанного разряда.
Выбранные значения не влияют на оплату труда сотрудника, занимающего эту позицию, а используются лишь в отчётах по штатному расписанию и применяются в кадровых документах при оформлении сотрудников на данную позицию.
Рис.51
Для печатной формы штатного расписания (Т-3) можно указать, в каком виде будут отражаться надбавки:
· месячный размер в рублях (рис.52);
Рис.52
· тариф, %, коэфф. и т.д. (рис.53);
Рис.53
· месячный размер и тариф, %, коэфф. (рис.54);
Рис.54
Если установить флажок «Использовать бронирование позиций», то перед оформлением документов «Приём на работу» или «Кадровый перевод» можно забронировать позицию и количество занимаемых ставок (рис.55). Оформленные брони будут отображаться в отчёте «Штатная расстановка» (раздел «Кадры» - «Кадровые отчёты») и аналитических отчётах по штатному расписанию (рис.56). В одноимённом поле указывается количество дней, по истечении которых забронированные позиции будут считаться свободными.
Рис.55
Рис.56