Существуют следующие возможности в процессе управления закупками:
· Регистрация информации по поставщикам
· Условия закупок
· Оформление заказов поставщикам
· Оформление поставок товаров от поставщика
· Корректировка и возврат товаров поставщику
· Закупка импортных товаров
· Прием товаров на комиссию
Рассмотрим более подробно:
Регистрация информации по поставщикам
Чтобы зарегистрировать полученные от поставщика первичные документы (прайс-лист, приходную накладную) необходимо указывать номенклатуру. В случае совпадения наименований товаров в документах поставщика с наименованием товаров по информационной базе, есть возможность хранить информацию о соответствии номенклатуры поставщика и той номенклатуры, которая есть в информационной базе.
Рис.1
Регистрация действующих цен проводится по каждому поставщику:
ü можно регистрировать цены в соответствии с различными условиями;
ü регистрация прайс-листа поставщика осуществляется в рамках соглашения с поставщиком.
С помощью опубликованного на сайте прайс-листа поставщика, используя внешнюю обработку можно загружать цены. Регистрации подлежат как цены поставщиков, так и цены конкурентов.
Условия закупок
Используя Соглашение об условиях закупок, становится возможным:
· определение сроков поставки товаров;
· обозначение склада поставки товаров от поставщика;
· установление условий оплаты;
· обозначение поставщика.
В данном аспекте имеет место оформление договора с поставщиком, который генерируется на основании данных соглашения.
Рис.2
Оформление заказов поставщикам
Заказ поставщикам применяется, чтобы отразить предварительную договоренность об условиях и сроках поставки приобретаемой у поставщика продукции, порядке и сроках оплаты. Тут организуется процесс закупок и контроль выполнения товарных обязательств и собственных финансовых обязательств.
Формирование заказов поставщикам может происходить автоматически на основании расчета потребностей в обеспечении товарами согласно с параметрами обеспечения.
Вводить заказ поставщику можно на основании ранее оформленных заказов покупателей, сделки с клиентом. Заполнение основных условий закупок происходит автоматически, когда оформляется заказ в рамках соглашения.
Оплата товаров по заказам поставщиков контролируется исходя из даты оплаты, указанной в заказе поставщику. Дата может быть указана желаемая, после чего можно составить график поставок товаров.
Базируясь на статусах и состояниях документа, производится контроль выполнения обязательств поставщиком. Присвоение статусов происходит вручную. Состояние - информация о заказе, которая рассчитывается в автоматическом режиме на основе имеющихся в базе данных.
Рис.3
Корректировка и возврат товаров поставщику
Необходимость корректировки может появиться в случае получения товаров фактически после поступления документов и в неполном количестве, или когда поставщик прислал исправленные документы с другой ценой за единицу.
Используя документ, корректировка приобретения, становится возможным исправлять ошибки, регистрировать полученный счет-фактуру, а также корректировать по согласованию сторон и регистрировать полученный счет-фактуру.
В документе Возврат товаров поставщику отражают операции возврата поступивших товаров. Благодаря этому изменяется состояние расчетов с поставщиком и отражается переход прав собственности на товар. Оформление возврата товаров от поставщика может базироваться на данных о поступлении товаров и услуг.
Оформление поставок товаров от поставщика
Оформление поставок товаров от поставщика дает возможность отражать разные виды операций:
· закупка импортных товаров, товаров у поставщика и через подотчетное лицо;
· прием товаров на комиссию;
· ввоз товаров из стран ЕАЭС.
С помощью документа Приобретение товаров и услуг регистрируются операции поступления товаров от поставщика.
Оформление поставки товаров может быть как отдельная поставка товаров, в рамках заказа поставщику, нескольких заказах поставщикам.
Рис.4
Табличная часть документов закупки предлагает выбор складов. Оплата осуществляется в рамках конкретного заказа, документа поступления, договора. Есть возможность зачета аванса, перечисленного поставщику, а также перенесение оплаты с одного заказа поставщика на другой.
Закупка импортных товаров
Поставки импортных товаров могут быть отражены различными вариантами:
· поставка товаров из стран ЕАЭС;
· поставка импортных товаров, нуждающихся в таможенном оформлении;
· поставка импортных товаров, по которым было произведено таможенное оформление.
Если по товарам зарегистрирован факт таможенного оформления и присвоены номера ГТД, то поставка импортных товаров оформляется как стандартная поставка.
Рис.5
Если не требуется декларирование, то оформление происходит стандартной поставки с регистрацией номеров ГТД и стран происхождения.
В случае обязательного таможенного оформления необходимо зарегистрировать как факт поставки товаров, так и факт прохождения его через таможню. Таким образом, можно будет просматривать все стадии прохождения товаров через таможню при помощи соответствующих статусов.
Таможенные расходы могут быть оплачены в авансовой форме или же по факту прохождения таможни. Таможенные услуги оплачиваются либо напрямую, либо через таможенного брокера.
В ходе оформления процесса закупки товаров из стран ЕАЭС обеспечивается отражение таких операций:
· оплата поставщику;
· оплата налогов на расчетный счет ФНС;
· поставка товаров из стран ЕАЭС;
· регистрация заявления на оплату налогов в ФНС;
· подтверждение факта оплаты от ФНС.
Порядок ведения расчетов с комитентом может быть по отчетам по комиссии
Комплект документов, используемый при регистрации операций при приеме товаров на комиссию аналогичен тому, который применяется для регистрации операций купли-продажи.
Формирование отчета комитенту осуществляется на основе данных о проданных или списанных товарах.
Рис.6
В момент оформления операций, которые не относятся к продажам, происходит фиксация списания комиссионных товаров. Среди таких операций можно выделить передачу товаров на внутренние нужды, применение комиссионного товара при сборке товаров, списание товаров.